Apa saja tugas dan tanggung jawab resepsionis?
Tugas dan tanggung jawab seorang Resepsionis
- Bertemu dan menyapa klien.
- Rapat pemesanan.
- Mengatur kurir.
- Menjaga kebersihan area resepsionis.
- Penyelesaian dan meneruskan panggilan telepon.
- Penyaringan panggilan telepon.
- Menyortir dan mendistribusikan pos.
Apa tugas resepsionis meja depan?
Resepsionis meja depan biasanya bertindak sebagai penjaga gerbang untuk sebuah kantor. Mereka memungkinkan akses ke karyawan lain, menjawab telepon, mentransfer panggilan, menjadwalkan janji temu, menjawab pertanyaan, memberikan arahan, dan mengatur arus lalu lintas di kantor. Resepsionis meja depan yang menyambut siapa saja yang memasuki gedung.
Apa saja tugas keempat resepsionis di front office?
Tanggung jawab resepsionis meliputi:
- Menerima pengunjung di front desk dengan menyapa, menyambut, mengarahkan dan mengumumkannya secara tepat.
- Penyelesaian penyaringan dan meneruskan panggilan telepon masuk.
- Menerima dan menyortir surat harian.
Apa keterampilan paling penting dari seorang resepsionis?
keterampilan komunikasi verbal
Apa kualitas yang baik dari seorang resepsionis?
Seperti yang Anda lihat, resepsionis bukan hanya tentang menjadi pencatat yang baik dan memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Mereka juga harus memiliki sifat-sifat tertentu seperti berpikiran terbuka, ramah dan mudah bergaul, hati-hati dan rajin, empati dan sabar, serta selalu dapat mengendalikan emosi dan tindakannya.
Apa saja keterampilan seorang resepsionis?
Berikut adalah contoh soft dan hard skill yang biasanya dimiliki resepsionis:
- Keterampilan komunikasi tertulis dan verbal.
- Pelayanan pelanggan.
- Multitasking dan memprioritaskan.
- Keteguhan.
- Familiar dengan Microsoft Office.
- Penyelesaian masalah.
- Kemampuan untuk bekerja dibawah tekanan.
- Perhatian terhadap detail.
Apa yang diharapkan dari seorang resepsionis?
Tugas bisnis resepsionis dapat mencakup menjawab pertanyaan pengunjung tentang perusahaan dan produk atau layanannya, mengarahkan pengunjung ke tujuan mereka, menyortir dan membagikan surat, menjawab panggilan masuk di telepon multisaluran atau, pada awal abad ke-20, switchboard, mengatur janji temu.
Apa yang harus dikatakan resepsionis?
Dorong resepsionis Anda untuk selalu mengatakan, “terima kasih”, “tolong saya”, dan “semoga harimu menyenangkan”. Ketika istilah sopan ini digunakan, pelanggan memperhatikan dan pengalaman mereka meningkat.
Apa yang tidak boleh dilakukan resepsionis?
5 Hal yang Seharusnya Tidak Dilakukan Resepsionis Saat Bekerja
- Gosip tentang pelanggan atau rekan kerja. Adalah umum bagi orang untuk bergosip di tempat kerja, tetapi itu adalah praktik yang merugikan.
- Berpakaian tidak profesional.
- Menerima panggilan telepon pribadi.
- Salin atau bagikan informasi rahasia.
- Bicaralah dengan mulut penuh.
Pertanyaan apa yang ditanyakan dalam wawancara resepsionis?
Pertanyaan Wawancara Resepsionis
- Ceritakan pengalaman kerja Anda sebelumnya sebagai resepsionis.
- Apa tanggung jawab utama Anda?
- Apakah Anda senang berinteraksi dengan publik?
- Berapa banyak orang rata-rata yang berinteraksi dengan Anda setiap hari?
- Bagaimana Anda menambahkan nilai pada peran Anda sebagai resepsionis?
Bagaimana Anda mengakhiri panggilan resepsionis?
Mengakhiri Panggilan
- Ucapkan terima kasih kepada penelepon karena telah menelepon dan meringkas apa yang Anda lakukan untuk pelanggan. Contoh: “Terima kasih telah menelepon.
- Biarkan penelepon tahu bahwa Anda menghargai bisnis mereka.
- Tawarkan bantuan di masa mendatang dengan memberi tahu pelanggan cara menghubungi Anda atau perusahaan Anda.
- Ucapkan Selamat tinggal tetapi selalu Biarkan penelepon menutup telepon terlebih dahulu.
Bagaimana seharusnya resepsionis menjawab telepon?
Jika Anda adalah orang yang suka bekerja keras di kantor, ikuti lima langkah berikut untuk sukses menjawab telepon dengan sempurna:
- Sapa penelepon Anda dengan ramah. “Halo” tidak memotongnya.
- Pikirkan sopan santun Anda. Anda mungkin baru mengenal permainan resepsionis, tetapi jika Anda baik, tidak ada yang akan memperhatikan.
- Belok dengan gaya.
- Hindari jalan buntu.
- Tetap tenang dan terus berjalan.
Bagaimana Anda mengakhiri panggilan?
Berikut adalah beberapa tip dan frasa untuk membantu Anda mengakhiri percakapan telepon dengan sopan dan profesional.
- Tutup pintu. Saat tiba waktunya untuk mengakhiri percakapan, pastikan Anda tidak mengundang lawan bicara untuk melanjutkan pembicaraan.
- Gunakan jeda dalam percakapan.
- Interupsi dengan sopan.
- Tawarkan panggilan di masa mendatang.
Apa yang Anda katakan di akhir panggilan?
Ucapkan terima kasih kepada penelepon atas waktu mereka dan kemudian doakan yang terbaik untuk mereka. Jika mereka sudah mendoakan yang terbaik untuk Anda, cukup katakan “Terima kasih, Anda juga.” Misalnya, coba akhiri panggilan dengan “Senang berbicara denganmu. Selamat beristirahat di harimu!”
Bagaimana Anda menjawab panggilan?
Untuk menjawab panggilan, geser lingkaran putih ke bagian atas layar saat ponsel Anda terkunci, atau ketuk Jawab. Untuk menolak panggilan, geser lingkaran putih ke bagian bawah layar saat ponsel Anda terkunci, atau ketuk Tutup. Penelepon yang ditolak dapat meninggalkan pesan.
Berapa lama panggilan telepon berlangsung?
Menurut sebuah studi baru, jika percakapan telepon Anda mencakup obrolan tentang cuaca, masalah pribadi, dan urusan terkini, dan berlangsung tidak lebih dari sembilan menit dan 36 detik, itu sempurna!
Jadi, untuk menghapus batas waktu panggilan di ponsel Anda, cukup tahan tombol Power untuk menampilkan opsi daya, lalu ketuk Restart atau Reboot dari sana. Perhatikan perangkat Anda saat selesai mem-boot ulang, lalu coba panggilan lain untuk melihat apakah masalahnya telah diperbaiki.
